Pourquoi passer à la dématérialisation des factures ?

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Dématérialisation des factures : un passage obligé

Les services publics figurent parmi les principaux initiateurs de la dématérialisation durant ces dernières années. Elle consiste à rendre « immatériels » certains documents présentés habituellement sur support papier. L’opération se réalise soit en scannant le document pour obtenir un format numérique, soit en utilisant directement le format numérique dans les échanges et archivages des documents. Des mesures particulières sont prises pour garantir la validité des documents. Dans le cas particulier des factures (qui peuvent être des centaines, voire des milliers par jour), la dématérialisation offre de nombreux avantages outre le gain évident de temps. En effet, la réduction de l’utilisation du support papier contribue à la protection de l’environnement. En outre, la gestion et la productivité en sont également des bénéficiaires potentiels surtout si la société fait appel à une Gestion Electronique de Documents (GED). Aussi bien la recherche des documents, leur archivage que leur restitution se retrouvent énormément facilités.

Plusieurs solutions existent sur le marché et peuvent fonctionner sur votre matériel de travail usuel qu’il s’agisse de smartphones, de tablettes ou d’ordinateurs. Et ces solutions disposent souvent des avantages suivants :
– une opération automatisée sur tout document traité par un GED,
– un CRM (Customer Relationship Management – gestion de la relation client) du contrôle des actions associé à un suivi des temps,
– un espace social,
– un module de facturation dédié au cabinet ainsi qu’à ses clients.
Par le biais de ses outils, vous obtiendrez en moyenne un gain de productivité de l’ordre de 60%. Vous retrouvez le même bénéfice dans le développement d’un portefeuille clients.

Ces nouveaux outils et logiciels comptables : une belle complémentarité

Ces nouveaux outils comme ManaCount ne prétendent pas se substituer au logiciel comptable déjà mis en œuvre par le cabinet, mais il fournit une aide précieuse dans la consolidation des chargés de mission. Ces solutions web vous épargnent ces fastidieuses opérations de saisie comptable, tout simplement, parce que les traitements seront automatiques et les données, soumises à des pré-saisies. Le rôle du chargé de mission se limitera juste à la validation des informations. Des enregistrements sont créés automatiquement et le logiciel comptable n’aura plus qu’à les récupérer pour en produire tous les états comptables classiques. Ce qui constitue un formidable levier pour la croissance de la productivité.

Une sauvegarde sécurisée des données

En fonction des éditeurs la sécurité peut varier c’est pourquoi il est important de vérifier ces aspects comme:

– La sauvegarde des données
– La sécurisation des données

L’avenir de l’expert-comptable ?

Il accroitra forcément son efficacité. Il fera d’internet son indispensable outil de travail et il instaurera une meilleure relation avec ses clients.

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